1. 意思決定の背景と実務上の重要課題
オフィスキャビネットや文書保管倉庫を圧迫し続ける「過去の紙契約書」の処理は、多くの企業において後回しにされ続けてきた負債である。
電子帳簿保存法（以下、電帳法）のスキャナ保存要件は、令和3年度・令和5年度の税制改正を経て大幅に規制緩和された。かつて原本廃棄の最大の障壁であった「適正事務処理要件（定期的な2名以上での検査体制や社内規程の整備義務）」が廃止され、解像度（200dpi以上）・24ビットカラー・タイムスタンプ付与（または訂正削除履歴が残るクラウドへの保存）・検索要件の充足を満たせば、入力・確認後すぐに紙原本を廃棄することが法令上可能となっている。
しかし、法的に原本廃棄が可能になったことと、事業採算として廃棄を伴う電子化を断行すべきかは全く別の問題である。
実務における意思決定を阻害している要因は以下の3点に集約される。
- 初期スキャン費用の過大評価と過小評価
自社でスキャン作業を行う場合の人件費（実質コスト）と、外部BPOに一括委託する場合の見積価格（1通あたり200円〜600円程度、ページ数・ホチキス外し・非破壊スキャンの有無で変動）の比較が不透明である点。 - 倉庫保管コストの複利性
外部倉庫（寺田倉庫、押入れ産業等）の保管料は1箱あたり月額百数十円〜数百円と一見極小に見えるが、出庫手数料、閲覧配送費用、そして10年〜永年保管による累積金額を積算すると数百万円規模に達する構造的盲点。 - 電帳法要件と訴訟リスク（民事訴訟法第228条）の混同
電帳法上の要件を満たして税務上の原本廃棄基準をクリアしても、係争・訴訟時に「成立の真正」を立証する証拠力（実質的証拠力）の観点で法務部門が原本廃棄に強硬に反対し、二重管理コストが発生するリスク。
経営陣や法務・財務責任者が下すべき冷徹な判断は、「過去の全文書をスキャンして原本廃棄する」か、「新規のみ電子契約に移行し過去文書は倉庫へ完全隔離・塩漬けにする」か、あるいは「特定契約（更新系・係争系）のみをハイブリッド選別するか」の境界線を数理的に割り出すことである。
2. 【条件別】損得分岐マトリクス（早見表）
企業の保有契約書通数、年間新規発生通数、オフィス賃料、および月間参照頻度に応じた最適選択肢を整理した。
| 保有通数 | 月間参照頻度 | 法務リスク許容度 | 最適選択肢 | コスト損得分岐点の目安 | 主な推奨理由 |
|---|---|---|---|---|---|
| 500通未満 | 0〜1回 | 原本保持を重視 | 外部書類保管倉庫 （寺田倉庫・押入れ産業 等） | スキャン導入コストの回収に8年以上を要するため倉庫保管が圧倒的有利 | 保管箱数が1〜3箱程度に収まり、年間保管コストは1万円未満。数十万円の一括スキャン代行費用を投じる合理性がない。新規契約のみクラウドサイン等の電子契約単体で運用。 |
| 500〜2,000通 | 2〜5回 | 契約更新・解約管理を自動化したい | クラウドサイン SCAN （＋クラウドサイン本体） | 保管倉庫代＋人件費との損得分岐点：約3.5〜4.5年 | 送信側インフラとしてクラウドサインを採用している場合、過去紙文書を取り込んで同一管理画面で網羅できる。BPOスキャン時に最低限のメタデータ（取引先名・契約日・満了日）が付与される。 |
| 2,000〜10,000通 | 6回以上 | 全社横断で原本廃棄し、管理業務を完全ゼロ化 | Contract One （Sansan） | 保管倉庫代＋検索工数との損得分岐点：約2.5〜3.5年 | 「スマート書架」運用により、オフィス内のキャビネット面積を完全ゼロ化可能。専任オペレーターによる高精度な条項・名寄せデータ化が行われ、検索・契約管理工数を劇的に削減。 |
| 10,000通以上 | 高頻度（全社共有） | コンプライアンス・内部統制を最優先 | Contract One または 特注BPO＋自社CLM | スキャン単価のボリュームディスカウント適用で2年前後で投資回収可能 | 原本廃棄を伴う電帳法スキャナ保存プロセスの統括設計が必須。紙原本の出張スキャンおよび厳密な廃棄証明書発行スキームを組み、オフィス賃料と管理工数の双方を恒久削減。 |
| 全規模共通 | ほぼゼロ（休眠契約） | 過去紛争歴あり・原本厳守 | 倉庫保管（パーマネント保管） | スキャン電子化は生涯赤字 | 既に履行終了した過去契約書や、原本の筆跡・印影鑑定が必要になる可能性がある重要合意書は、廃棄せず最安倉庫の底値プランで法定期間満了まで封印するのが最も合理的。 |
3. 【徹底対比】主要選択肢の構造・スペック・料金比較
各ベンダーの公式提供仕様、料金体系、電帳法対応スペック、および紙原本廃棄までのプロセスを対比する。
| 比較項目 | Contract One（Sansan） | クラウドサイン SCAN（弁護士ドットコム） | 外部書類保管サービス（寺田倉庫・押入れ産業） |
|---|---|---|---|
| サービス形態 | クラウド型契約データベース＋郵送・スキャンBPO | 電子契約プラットフォーム一体型スキャンBPO | 物理段ボール保管・集配・溶解破棄代行 |
| 月額基本料金（SaaS） | 要見積（企業規模・通数により月額10万円〜20万円規模が標準レンジ） | クラウドサイン固定プラン月額（例：Corporateプラン等 月額2.8万円〜）※SCANはオプション | 箱あたり月額保管料のみ（標準箱：約100円〜250円/箱/月） |
| 過去紙スキャン単価 | 従量課金（ページ数・仕様により250円〜500円/通程度） | 従量課金（1通あたり200円〜450円程度＋初期設計費用） | 該当なし（スキャンせず箱ごと預け入れ） |
| データ入力体制 | AI＋専任オペレーター2度入力による99.9%精度のデータ化 | OCR＋オペレーター入力補正（主要項目：取引先、締結日、有効期限 等） | オプションで箱単位のリスト作成のみ（文書単位のメタデータ化は非対応） |
| 電帳法スキャナ保存対応 | 完全対応（解像度・階調チェック、認定タイムスタンプ付与、訂正削除不可仕様） | 完全対応（JIIMA認証取得、認定タイムスタンプ付与、検索要件網羅） | 法令管轄外（紙原本の物理保管による法定保存義務履行） |
| 原本廃棄スキーム | スキャンセンターでの受託後、一定期間の確認待機を経て提携溶解工場にて廃棄証明書発行可能 | スキャン完了・納品受領後、自社にて原本廃棄、または提携専門業者による溶解廃棄 | 保管年限到達後に提携工場で溶解破棄（破棄証明書発行：約800円〜1,500円/箱） |
| 新規「紙」契約の処理 | 本社宛の紙契約書をContract Oneセンターへ直送受託可能（完全代理受領） | 社内受領後にユーザー自身でスキャナ保存、または定期ロットでSCANへ再委託 | 新規発生した紙原本を都度、自社で箱詰めして追加預け入れ |
| 新規「電子」契約の連携 | 各種電子契約（クラウドサイン、DocuSign、Adobe Sign等）とAPI連携し一元集約 | クラウドサイン完結分は完全シームレス自動保管 | 電子契約は別途クラウド保存（紙と電子が完全二重管理） |
| 検索・閲覧スピード | クラウド上で全文検索・条項抽出・即時PDFプレビュー可能 | クラウド上で台帳検索・PDFプレビュー可能 | Web依頼後、原本配送まで最短翌日〜数日（出庫・配送費用発生：1箱1,000円〜2,000円） |
| 初期導入リードタイム | 1.5ヶ月〜3ヶ月（集約プロセス構築・過去分集荷含む） | 1ヶ月〜2ヶ月（パイロットスキャン＋本番スキャン） | 即日〜1週間（箱を取り寄せて詰めて集荷依頼するのみ） |
技術仕様・法的適合性の要点
- Contract One: 契約書の「締結相手」「契約種別」「契約開始日・終了日」「自動更新有無」「解約告知期限」を高精度にデータ化するため、期限管理アラートによる更新漏れ損失の防止に強みを持つ。また、相手方から紙で送られてくる原本を専用センターで代理受領・開封・スキャン・原本保管/廃棄する運用スキームを確立できる。
- クラウドサイン SCAN: クラウドサインをメインの署名基盤として利用している企業にとって、UIや権限設計が統一されるメリットがある。スキャナ保存された過去契約と電子署名された新規契約が単一のデータベースで電帳法検索要件を満たす。
- 外部保管倉庫: 電子化のための初期投資がゼロである反面、監査時や係争時に原本を取り出す「往復出庫コスト」および「物理的タイムラグ」が永続的に発生する。
4. 【規模別・年数別】3年間の実額TCO（総保有コスト）シミュレーション
ここでは、実務で最も典型的な2つのシナリオを用いて、3年間の実額総保有コスト（TCO）を冷徹に積算する。
前提条件の統一
- 紙契約書1箱の収容通数: 1箱あたり約250通（厚み・ファイル綴じ込みによる）
- 倉庫保管コスト: 1箱あたり月額150円、預け入れ時初期費用300円/箱、閲覧に伴う出庫往復配送費1,500円/回（月2箱閲覧を想定）
- スキャン代行単価: 1通あたり350円（集荷、ホチキス外し、OCR、電帳法タイムスタンプ付与、メタデータ3項目入力を含む市場平均値）
- 原本廃棄費用: 溶解破棄代 1箱あたり1,000円
- SaaSランニング費用:
- Contract One想定：月額120,000円（年額1,440,000円）※他機能・電子契約連携含む
- クラウドサイン SCAN導入（本体Corporateプラン＋SCANオプション）：月額40,000円（年額480,000円）
- オフィス内キャビネット占有賃料: 0円（すでにオフィス外に退避させる前提で除外。オフィス内に置く場合は1平米あたり月1.5万円〜3万円の追加機会費用が発生）
シナリオA：保有契約書 1,000通（中規模・標準企業）
- 倉庫保管箱数：4箱
- 月間閲覧頻度：年6回（2ヶ月に1回、2箱出庫）
パターン1：外部書類保管倉庫で保管し続ける場合
- 初期費用（箱代・初期登録）：4箱 × 300円 ＝ 1,200円
- 保管料（3年間）：4箱 × 150円 × 36ヶ月 ＝ 21,600円
- 出庫・配送料（3年間）：年6回 × 2箱 × 1,500円 × 3年 ＝ 54,000円
- 廃棄費用（3年後）：4箱 × 1,000円 ＝ 4,000円
- 3年間合計コスト：80,800円
パターン2：クラウドサイン SCANでスキャン電子化＋原本廃棄
- 初期スキャン・データ化費用：1,000通 × 350円 ＝ 350,000円
- 原本溶解廃棄費用：4箱 × 1,000円 ＝ 4,000円
- クラウドサイン利用料（3年間）：480,000円 × 3年 ＝ 1,440,000円
- 3年間合計コスト：1,794,000円
パターン3：Contract Oneでスキャン電子化＋原本廃棄
- 初期スキャン・データ化費用：1,000通 × 350円 ＝ 350,000円
- 原本溶解廃棄費用：4箱 × 1,000円 ＝ 4,000円
- Contract One利用料（3年間）：1,440,000円 × 3年 ＝ 4,320,000円
- 3年間合計コスト：4,674,000円
【シナリオAの判定】
1,000通規模において、過去紙契約書を電子化する「ストレージコスト削減目的」での投資回収は数学的に不可能である。SaaSの月額費用が倉庫代の数十倍を占めるためである。この規模でContract OneやクラウドサインSCANを導入する正当化理由は、「法務の契約検索工数の削減」「契約更新漏れによる逸失利益の防止」といった業務効率化価値（年間数百時間の削減価値）にのみ依存する。
シナリオB：保有契約書 5,000通（準大手・拡大企業）
- 倉庫保管箱数：20箱
- 月間閲覧頻度：月2回（毎月2箱出庫＝年間24回出庫）
- 社内管理工数：出庫依頼、照合作業、再梱包工数（1回あたり1.5時間、時給換算2,500円 ＝ 3,750円の社内コスト加算）
パターン1：外部書類保管倉庫で保管し続ける場合
- 初期費用：20箱 × 300円 ＝ 6,000円
- 保管料（3年間）：20箱 × 150円 × 36ヶ月 ＝ 108,000円
- 出庫・配送料（3年間）：年24回 × 2箱 × 1,500円 × 3年 ＝ 216,000円
- 出庫管理に伴う社内人件費（3年間）：年24回 × 3,750円 × 3年 ＝ 270,000円
- 3年間合計コスト：600,000円
(※契約書が累積し10年保管した場合の倉庫・出庫総額は2,000,000円を超える)
パターン2：クラウドサイン SCANでスキャン電子化＋原本廃棄
- 初期スキャン・データ化費用：5,000通 × 300円（ボリューム値引き想定）＝ 1,500,000円
- 原本溶解廃棄費用：20箱 × 1,000円 ＝ 20,000円
- クラウドサイン利用料（3年間）：480,000円 × 3年 ＝ 1,440,000円
- 社内管理工数：0円（検索即時完了）
- 3年間合計コスト：2,960,000円
パターン3：Contract Oneでスキャン電子化＋原本廃棄
- 初期スキャン・データ化費用：5,000通 × 300円 ＝ 1,500,000円
- 原本溶解廃棄費用：20箱 × 1,000円 ＝ 20,000円
- Contract One利用料（3年間）：1,440,000円 × 3年 ＝ 4,320,000円
- 社内管理工数：0円（検索即時完了、条項データ化による管理自動化）
- 3年間合計コスト：5,840,000円
3年実額TCO対比サマリー表
| 評価指標 | 外部書類保管倉庫（寺田倉庫等） | クラウドサイン SCAN | Contract One（Sansan） |
|---|---|---|---|
| 1,000通・3年TCO | 約8.1万円（最安） | 約179.4万円 | 約467.4万円 |
| 5,000通・3年TCO | 約60.0万円（最安） | 約296.0万円 | 約584.0万円 |
| 紙原本の物理廃棄 | 不可（保管し続ける） | 可能（完全廃棄） | 可能（完全廃棄） |
| 電帳法スキャナ保存 | 対象外 | 適合（JIIMA認証） | 適合（高精度データ化付） |
| 契約検索リードタイム | 1日〜3日（原本配送待ち） | 数秒（取引先・日付等） | 数秒（全文検索・条項抽出） |
| 更新管理・アラート | 手動エクセル台帳必須 | クラウドサイン標準機能 | オートメーション通知機能 |
| 投資回収の論理 | 直接支出を極限まで抑制 | 契約締結＋過去文書の集約 | 業務プロセスの完全外部化 |
結論として、「単なる紙の保管コスト削減」だけを目的にスキャン代行とSaaSを契約すると、どのような計算を行っても倉庫保管の安さに勝つことはできない。原本廃棄によるオフィスの物理的解放と、「契約書を探す・照合する・更新管理する」人件費の削減幅が、年間百万円以上のSaaS費用を上回るか否かが唯一の意思決定基準となる。
🧭 【この分岐とあわせて検討したい意思決定バイブル】
関連する周辺領域の損得分岐点もあわせて確認し、全体の費用対効果を最大化してください。
- 🔗 【条件別】電子契約（クラウドサイン vs DocuSign vs GMOサイン）の月額基本料＋送信単価別年間TCO損得分岐マトリクス
【損得分岐】月間締結件数（〜10件 vs 100件超）と送信単価（110円 vs 220円）および相手方の受託しやすさ（国内知名度）の対比- 🔗 【請求書発行・送受信の一元化】Sansan Bill One vs 楽楽明細の取引先郵送代行手数料と電子化受託率分岐
【損得分岐】月間発行通数（50通、200通、500通）における印刷・封入・切手代（1通約150円〜180円）とシステム月額費用の回収試算
5. 実務で直面する「3大失敗パターン」と生々しい回避策
過去契約書のスキャナ保存と原本廃棄プロジェクトにおいて、多くの企業がつまずく致命的失敗パターンを提示する。
失敗1：電帳法要件を満たした直後に「法務の反対」で原本廃棄が頓挫する
- 現象: 財務・経理部門主導で電帳法スキャナ保存の要件（解像度、タイムスタンプ、検索性）を整え、数百万円を投じてスキャン代行を実施した。しかし、いざ原本を溶解廃棄しようとした段階で法務部門・顧問弁護士から「民事訴訟法第228条（文書の成立の真正）に基づき、印影鑑定ができないデジタルデータのみでは重大な契約紛争時に立証能力が落ちる」と猛反対され、結局原本を倉庫に預け直す羽目になり、スキャン費用と倉庫代の完全二重払いが発生した。
- 回避策:
- プロジェクト初期段階で「重要契約分類ルール」を策定する。
- 紛争リスクが極めて低い類型（NDA、期限切れの個別業務委託書、覚書等）はスキャン後に即時廃棄する。
- 係争リスクを孕む類型（不動産売買、知財譲渡、巨額の長期包括基本契約書、連帯保証契約書）は「電帳法上はスキャン保存しつつ、紙原本は最安外部倉庫に永久保存する」というハイブリッド選別方針を事前に法務承認しておくこと。
失敗2：契約終了日や自動更新条項の「手入力地獄」によるプロジェクト座礁
- 現象: 格安のスキャン代行業者（1通あたり100円〜150円台）に委託したところ、PDFファイル化と「ファイル名への取引先名付与」しか行われず、クラウドへ取り込んだ後に「契約終了日」「自動更新条項」「解約通知期限」を自社法務や総務のアシスタントが手動で目検入力する事態に陥った。結果として数ヶ月間にわたり社内リソースが圧迫され、人件費換算で数百万円の追加見えないコストが発生した。
- 回避策:
- 発注仕様書において「スキャン＋OCR」だけでなく、「台帳メタデータの代理入力（入力項目の定義：契約開始日、終了日、自動更新の有無、解約予告期限）」が委託範囲に含まれているかを厳密に確認する。
- メタデータの入力精度を求める場合は、人手による2度入力体制を持つContract Oneのような高付加価値BPOを選択するか、クラウドサイン SCANの入力代行オプションの対象項目を事前に過不足なく定義すること。
失敗3：ホチキス外し・綴じ紐解体・サイズ混在による「追加費用請求」の爆発
- 現象: 概算見積もりでは「1通あたり250円」と提示されていたが、スキャンセンターに現物を送付した後、「袋とじ契約書の解体」「図面等のA3折り込み混在」「ステープラー針外しの工数」が追加料金として加算され、最終請求額が見積もりの1.8倍に跳ね上がった。
- 回避策:
- 本契約前に必ず「自社の代表的な紙契約書サンプル（袋とじ、付箋付き、サイズ混在等を含む実物5〜10部）」を業者に実地検分させ、例外チャージの発生条件を契約書に明記させる。
- スキャン業者が「破壊（裁断）スキャン」を前提としているか「非破壊（スキャン後復元）」を前提としているかを明確にし、廃棄前提であれば「裁断スキャン一任」とすることで作業単価を最低ラインまで引き下げる合意を取り付ける。
6. あなたの最適解を導く「意思決定フローチャート」
自社が取るべき選択肢を導出するための4つの質問である。
[Q1: 過去の紙契約書の総保有通数は何通か？]
├─ 500通未満 ─────────────────────────────→ 【外部書類保管倉庫】へ預け入れ
│ （初期スキャンは不経済。新規のみ電子化）
└─ 500通以上 ─┐
│
[Q2: 原本を物理廃棄し、オフィス・書架を完全にゼロ化したいか？]
├─ いいえ（原本は手元または倉庫に物理保持したい） ──→ 【外部書類保管倉庫】＋【自社スキャン】
│ （安価な倉庫保管＋必要分のみ都度閲覧）
└─ はい（適法に溶解廃棄したい） ─┐
│
[Q3: 今後の新規契約の主流基盤はどこに置くか？]
├─ クラウドサインに統一する ─────────────→ [Q4へ]
└─ 相手方都合でDocuSign、Adobe Sign、紙などバラバラ ──→ 【Contract One】
（マルチベンダー・紙代理受領に最適）
│
[Q4: 契約書の条項管理・更新期限アラートまで自動化したいか？]
├─ はい（管理工数を極限まで減らしたい） ────────→ 【Contract One】
└─ いいえ（台帳管理・検索ができれば十分） ───────→ 【クラウドサイン SCAN】
7. 現場で迷ったときのFAQ（よくある質問5選とズバリ回答）
Q1. 電帳法のスキャナ保存要件を満たせば、本当に税務署の許可なく紙を捨ててよいのか？
A. 事前承認は一切不要であり、法律上は即時廃棄が可能である。
平成27年・28年、そして令和3年度の法改正により、税務署長の事前承認制度は完全廃止された。現行法規（解像度200dpi以上、カラー画像、タイムスタンプ付与または訂正削除履歴の確保、検索機能の確保）に準拠した運用フローを社内規程化して保存処理を完了すれば、税務上の原本保持義務は消滅し、適法に溶解廃棄して問題ない。
Q2. 訴訟になった場合、紙原本がないと裁判で負けるリスクはあるのか？
A. リスクはゼロではないが、スキャナ保存データでも証拠として提出可能である。
日本の民事訴訟法は「自由心証主義」を採用しており、スキャンデータも証拠能力（証拠方法としての資格）を有する。ただし、相手方から「偽造である」「改ざんされた」と署名・押印の成立の真正を争われた際、原本が存在しないと筆跡・インク・印影鑑定が困難になる。このため、数億円規模の係争に発展し得る戦略的契約書のみ原本を倉庫保管し、その他定型契約を廃棄する運用が実務上の最適解である。
Q3. 過去契約書のスキャン代行中、過去の契約書を閲覧したくなった場合はどうなるか？
A. BPO業者によって「特急スキャン・個別データ返却」対応が可能だが、追加料金と数時間のタイムラグが生じる。
通常、数千通のスキャンには1ヶ月〜3ヶ月を要する。スキャン進行中に監査やトラブルで急ぎ現物が必要になった場合、委託先に対して「該当ファイルの先行優先スキャン」を依頼できる契約条項を必ず盛り込んでおく必要がある。
Q4. 自社の複合機を使って総務部員にスキャンさせる内製化は安上がりか？
A. 1,000通を超えた時点で内製化は「高くつく」。
ホチキス外し、スキャン、傾き補正、ファイル名変更（取引先_日付_金額）、フォルダ格納、スキャナ保存要件チェックにかかる実務工数は契約書1通あたり15分〜20分を要する。時給2,000円の人件費で計算した場合、1通あたりの社内コストは500円〜660円となり、外部委託（1通250円〜350円）よりも割高かつ数ヶ月間にわたりコア業務が停滞する。
Q5. 外部倉庫に預けている文書を、数年後に全廃棄する場合の費用はどうなるか？
A. 箱単位の「溶解処理費用」と「出庫・廃棄作業料」のみで完了する。
寺田倉庫や押入れ産業などの専門サービスでは、Web管理画面から「廃棄依頼」を出すだけで、自社オフィスへ返送することなく提携の製紙会社・溶解施設で直接パルプ化される。費用は1箱あたり約800円〜1,500円程度であり、溶解完了証明書も発行されるため、情報漏洩リスクなく最安でクローズできる。
8. 結論と今すぐできるアクションプラン
過去の紙契約書をどう処理すべきかの判断は、感情的なペーパーレスの推進ではなく、「通数規模」と「SaaSランニングコストに対する業務効率化のレバレッジ」だけで冷徹に判断できる。
-
保有通数が500通未満の企業
スキャン代行やCLMのSaaS導入は見送るべきである。寺田倉庫や押入れ産業等の専用段ボールを取り寄せ、オフィスキャビネットから文書を全て箱詰めして外部倉庫へ送る。年間1万円〜2万円の最小出費でオフィスを清掃し、新規契約のみクラウドサイン等の無料〜格安プランで運用するのが最も費用対効果が高い。 -
保有通数が500通〜2,000通で、クラウドサインを常用している企業
「クラウドサイン SCAN」の利用を推奨する。送信側の署名インフラと管理データベースを一体化し、過去紙文書の検索工数をゼロ化する。ただし原本廃棄にあたっては法務部門と合意を形成し、係争リスクのある契約書のみ倉庫退避とするハイブリッド構成を取ること。 -
保有通数が2,000通以上で、契約更新漏れの損失防止や紙契約の完全代理受領を目指す企業
「Contract One」を第一候補としてベンダー選定に入るべきである。初期費用および月額SaaS費用は高価格帯となるが、条項レベルのデータ化、マルチ電子契約の一元化、そして紙原本の受け取りからスキャン・廃棄までの一連のプロセスを社外へ完全オフロードできる投資回収効果が見込める。
今すぐ実行すべき3つのステップ
- ステップ1（棚卸し）: 社内にある契約書キャビネットの段ボール換算箱数（1箱＝約250通）をカウントし、現在のオフィス占有平米数および外部倉庫保管料の年間総額を可視化する。
- ステップ2（法務協議）: 「スキャン後に紙原本を完全廃棄してよい契約種別」と「紙原本を倉庫保持すべき重要契約種別」の境界線をA4用紙1枚で定義する。
- ステップ3（相見積もり）: 確定した通数・箱数を前提に、「外部倉庫保管の継続費用」「クラウドサイン SCAN」「Contract One」の3社から同一条件で正式見積もりを取得し、上記シミュレーションに当てはめて回収年数を算定する。